الجوانب الرئيسية للتواصل الرسمي بين الأشخاص ومعاييره ومجالات تطبيقه. أصناف وقواعد محددة تقيد هذا النوع من التفاعل. التواصل الرسمي بين الأشخاص هو نوع من التفاعل بين الأشخاص المقبول في المجتمع ويستخدم للغرباء أو المعارف الذين لا تتعمق محادثتهم إلى المستوى العاطفي وتكون ذات طبيعة إعلامية بحتة. مقيدة بقواعد السلوك وآداب السلوك المقبولة والملزمة بشكل عام.
وصف التواصل الرسمي بين الأشخاص
التواصل هو أهم أنواع التفاعل بين الأفراد ، وبدونه يصعب تخيل الوجود والنمو الشخصي. إنه ضروري في جميع جوانب الحياة البشرية. اعتمادًا على المكان الذي يتواصل فيه الشخص ، يمكن التمييز بين نوعين رئيسيين: رسمي وغير رسمي. يتمثل الاختلاف الرئيسي بين الأول في وجود العديد من المواقف المختلفة ، والتي تقيد الشخص في الأحكام وتشير إلى إطار محدد لا يمكن تجاوزه.
اسم آخر للاتصال الرسمي هو الدور القائم. أي أن دورًا محددًا في المجتمع يؤخذ في الاعتبار ، والذي ينظم العلاقة وأخلاقيات السلوك بين شخصين. لكل فرد بصمة خاصة عن المجتمع الذي نشأ فيه ، والظروف التي هو فيها في الوقت الحالي ، والسلطات المخصصة له. يؤدي نوعًا من الدور فيما يتعلق بمحاوره ويحتل منصبًا يتطلب موقفًا مناسبًا تجاه نفسه. لهذا السبب يمكننا القول أن النوع الرسمي من الاتصال يتم ضمن الأدوار المحددة للجميع.
على سبيل المثال ، يعمل الشخص في منصب رفيع ويتواصل مع مرؤوسه كرئيس ، مما يتطلب منه أداء واجبات وظيفته. هنا تحتاج إلى معاملته باحترام والاستماع إلى رأيه دون أدنى شك. لنفترض أن أحد المرؤوسين يعيش بجوار هذا الشخص وغالبًا ما يلتقي به بالقرب من السياج ، ويناقش الشتلات والطقس وحتى أوقات الفراغ العامة. سيقتصر الخيار الثاني على التواصل غير الرسمي بين الأشخاص ، حيث يتم إزالة أدوار الرئيس والموظف. بدون هذه الأقنعة ، فإنهم متساوون تمامًا في المحادثة.
هذا هو السبب في أنه يمكن القول أن الاتصال الرسمي بين الأشخاص ينظم علاقات العمل ، والتي تتأثر بعدد من العوامل البيروقراطية. إنه محدود للغاية ويخضع لمجموعة من القواعد واللوائح والمعايير المقبولة التي يجب الالتزام بها.
الاختلافات من الاتصال غير الرسمي
الاتصال هو عملية متعددة الأوجه إلى حد ما ، وفي كل حالة تختلف عن عملية مماثلة ، لذلك يجب تسليط الضوء على بعض الفروق الدقيقة. إنها تمثل الاختلافات الرئيسية بين نوعي التفاعل اللذين يستخدمان غالبًا في المجتمع. ضع في اعتبارك ميزات الاتصال الرسمي:
- استهداف … كل محادثة رسمية ، مهما كانت ، لها غرض محدد ، يتم فيه اختصار الاتصال. أي أنهم إما يريدون تلقي بعض المعلومات المفيدة من شخص ما ، أو يحتاجون إلى نقل شيء مهم إليه. في كلتا الحالتين ، يقتصر الحديث على هذه الأهداف ويجب ألا ينتقل إلى جوانب أخرى. إذا لم يكن للمحادثة الرسمية غرض محدد يتم إجراؤها من أجله ، فلن يعد من الممكن تسميتها على هذا النحو. التواصل الرسمي هو أداة يفي بها باحتياجات عملهم أو يحل مشاكل الحياة اليومية. إذا لم تكن هناك حاجة للنتيجة النهائية لمثل هذه المحادثة ، فلن تنشأ حتى.هذا هو السبب في أن الغرض هو أهم سمة للتواصل الرسمي بين الأشخاص.
- المحتوى … ما يتحدث عنه الناس خلال محادثة رسمية يلعب أيضًا دورًا كبيرًا. يجب أن تكون هذه محادثة لا لبس فيها توضح بعض نقاط العمل لمحاور واحد أو اثنين. اعتمادًا على الهدف المحدد ، يجب أن يكون محتواه مرتبطًا بالعمل أو تلك العلاقات التي يتواجد فيها الأشخاص. يجب أن تغطي المناقشة جوانب محددة من العمل. الأسئلة مقتضبة والإجابات قصيرة وذات مغزى. لا يوجد مكان للفكاهة المشرقة أو غيرها من الظروف الساطعة بشكل ملحوظ. محادثة إعلامية جافة بشكل استثنائي ، والتي يجب أن تكون مفيدة قدر الإمكان لأحد أو جميع المحاورين.
- حالة … يجب أن تؤخذ في الاعتبار في الاتصالات الشخصية الرسمية. يجب على الشخص أن يميز ويفهم دور المحاور ، واعتمادًا على ذلك ، يبني موقفه ، والمساواة بين وضعه. تحكمها قواعد السلوك المقبولة عمومًا وأخلاقيات الاتصال وعلاقات العمل. أي أن المعاملة المحترمة واللطيفة إلزامية ، والتي لا تسمح للشخص بالتعبير عن رأيه ، ولكنها تعمل فقط كقناع للحصول على المعلومات أو الخدمة اللازمة.
- عاطفية … أحد أهم الاختلافات بين الأنواع الرسمية وغير الرسمية للتواصل بين الأشخاص هو المكون العاطفي في المحادثة. بالنسبة للأول ، هذا غير معهود تمامًا. يعد التعبير عن تعبيرات الوجه أو بمساعدة كلمات موقفك الشخصي تجاه شخص أو عامل آخر أمرًا غير مقبول تمامًا في الاتصال الرسمي.
أنواع الاتصال الرسمي وخصائصها
الاتصال الرسمي رتيب إلى حد ما ، ومن النادر إبراز اختلافات محددة بشكل أو بآخر. في أغلب الأحيان مصنفة حسب النطاق. اعتمادًا على من يتفاعل معه الشخص وما يريد تحقيقه من محادثة معينة ، يمكن تمييز ثلاثة أشكال من الاتصال الرسمي.
لعب الأدوار
هذا في الواقع اتصال ، قواعده تمليها الشروط. في هذه اللحظة بالذات ، يلعب الشخص دوره ، وفيما يتعلق بها ، يتم بناء تفاعلاته مع الآخرين.
على سبيل المثال ، إذا كانت المرأة خبيرة تجميل أو استشارية وتتواصل مع عميل في العمل ، فستستخدم لغة احترافية وتظل مهذبة ومهذبة وتبتسم وتقوم بعملها. حتى لو كانت لا تحب المحاور كثيرًا ، فإنها مجبرة على الابتسام وأن تبدو ودودة ، لأنها ملزمة بذلك من خلال دورها في الأداء.
تم تصميم التواصل القائم على الدور للبقاء على الدفاع عن الاستجابات العاطفية حيث تكون غير مرغوب فيها للغاية. بالإضافة إلى ذلك ، من خلال إنشاء نموذج مناسب للتفاعل مع الأشخاص (على سبيل المثال ، العملاء) ، يمكنك تحقيق نتائج احترافية جيدة.
سيؤثر الموقف الودي والترحيبي على حضور الصالون / المتجر / السوق وتحسين الأداء التسويقي. لذلك ، يمكننا القول إن الاتصال الرسمي القائم على الأدوار هو أداة فريدة من نوعها ، في أيدي ماهرة ، تتحول إلى وسيلة قوية لتحقيق أهدافك الخاصة.
عمل
يتكون هذا النوع من الاتصال الرسمي من مناقشة دقيقة للحقائق التي تتعلق بقضية مشتركة. يتم استخدام البيانات الجافة فقط ، والتي يجب توصيلها إلى المحاور. الغرض من الاتصالات التجارية هو نفسه دائمًا - الفائدة المادية أو المهنية ، والتي تتحقق من خلال التفاعل مع أشخاص آخرين يعملون في نفس المجال. في كثير من الأحيان ، يتم تقديم الاتصالات التجارية في شكل مفاوضات ، حيث يتم توزيع جميع الأسئلة التي تهم الأطراف بشكل مقتضب ونقطة تلو الأخرى. في الواقع ، بمساعدتهم ، يتم إجراء معرفة إعلامية مفصلة. يتم نقل البيانات من شخص إلى آخر ، بينما يتم ضغطها قدر الإمكان إلى حدود أهمية وقيمة كل عرض. على سبيل المثال ، يعمل الشخص في شركة كبيرة ويجب أن يوجه المرؤوسين حول مشروع جديد.أي في لغة الأعمال ، سيشرح كل شيء يتم توفيره في مثل هذه الحالات. عرض الأفكار مقتضب قدر الإمكان ، والمقارنات والاستطرادات الكوميدية ليست نموذجية.
وظيفي
تستخدم لتلبية احتياجاتهم في الحياة الروتينية والحد الأدنى من التفاعل مع الناس. أي ، في كل حالة على حدة ، لها وظيفتها الخاصة. بمجرد تحقيق ذلك ، يتوقف التواصل مع هذا الشخص.
في الوقت نفسه ، لا توجد أوضاع محددة تحدد المساواة بين المحاورين. كما تم استبعاد إمكانية عقد اجتماعات مستقبلية مخططة مسبقًا.
يمكن أن يكون المثال الأكثر لفتًا للنظر هو المحادثة الثانية في المصعد "أي طابق أنت؟" أو في الحافلة "مر من فضلك مقابل الأجرة." في الوقت نفسه ، لا يهم على الإطلاق من هو هذا الشخص ، أعلى أو أقل في المكانة. سيبقى دائمًا مجرد عابر سبيل.
فقط القواعد العامة للآداب والسلوك مع الغرباء تنظم الاتصال الرسمي الوظيفي. إنهم يبقون على مسافة بين المحاورين ويحققون نصيبهم من الأدب واللياقة حتى في مثل هذه المحادثة الثانية.
القواعد الأساسية للاتصال الرسمي
كما ذكر أعلاه ، القواعد هي أساس الاتصال الرسمي. بشكل افتراضي ، من المفترض أن جميع المشاركين في المحادثة على دراية بها ويلتزمون بها بشكل متساوٍ.
لجعل الميزات أكثر تحديدًا ، توجد عدة قواعد أساسية للاتصال الرسمي:
- مسافة … يجب أن تكون هناك مسافة جسدية ونفسية بين المحاورين. بمعنى أنه لا يمكنك الدخول إلى الروح أو السؤال عن الأشياء الشخصية أو الانتقال إلى مستويات أقرب من التواصل. يجب أن تتدفق المحادثة في اتجاه واحد ولا تتجاوز الموضوع الرئيسي. يجب أن يؤخذ في الاعتبار أن المحاور قد لا يكون مرتاحًا للانفتاح أثناء مثل هذه المحادثة الرسمية وسيؤدي ذلك إلى رد فعل غير مرغوب فيه أو يتسبب في انطباعات سلبية. وهذا على الأقل سوف يفسد الصورة.
- براغماتي … عند إجراء محادثة رسمية ، يجب أن تتذكر دائمًا الغرض منها. لا يمكنك الخروج عن الموضوع أو الابتعاد عن الإجابات المباشرة. هذه المحادثة مفيدة للغاية وداعمة ، لذلك يجب أن تكون موجزة وعملية قدر الإمكان. يجب ألا تطيل المحادثة عن عمد أو تظهر شرود الذهن.
- ركز … بالنسبة للتواصل الرسمي بين الأشخاص ، تكون المحادثة ذات نقطة واحدة. أي أن المحادثة تتحرك في اتجاه معين ولا تتطرق إلى مواضيع أخرى. تنتقل طبيعة الاتصال من هدفه ، وبمجرد تحقيق ذلك ، تختفي الحاجة إلى مواصلة المحادثة من تلقاء نفسها.
- الحصار العاطفي … لا يؤثر التواصل الرسمي بين الأشخاص على مستوى المشاعر. أي أن الناس لا يقتربون حتى من تقييم انطباعاتهم ، وتحليل سلوك المحاور. علاوة على ذلك ، لا توجد انفعالات في المحادثة ، إذا لم تأخذ في الحسبان الدعابة المهنية الوقحة أو تكاليف الثواني.
كيف تنتقل من التواصل الرسمي إلى غير الرسمي
تحتاج أولاً إلى معرفة وتحديد سبب حاجتك للقيام بذلك بنفسك. في بعض الحالات ، يتم تصميم الاتصال الرسمي لحماية المشاعر الإنسانية للأشخاص في تلك المهن الذين يضطرون إلى التواصل كثيرًا مع الآخرين. هذا نوع من القناع للحفاظ على عالمك الداخلي من الغرباء الذين قد يغزونه بشكل لا إرادي. لكن في بعض الحالات ، يكون هذا الانتقال ضروريًا ببساطة. لهذا ، من المهم ملاحظة عدة جوانب:
- تبادل … من المستحيل التحول إلى التواصل غير الرسمي من جانب واحد فقط. هذه بالضرورة عملية متبادلة ، مصحوبة بموافقة متبادلة وسلوك وأفعال هادفة. بمعنى ، يجب أن يكون المحاور مهتمًا أيضًا بمثل هذا الانتقال ، أو على الأقل لا يمانع.
- التدرج … بطبيعة الحال ، من المستحيل ، بعد اتصال طويل الأمد على مستوى رسمي ، في لحظة واحدة أن تقترب من شخص ، وتصفع كتفها وتتحدث مثل أفضل صديق. هذا يستغرق وقتًا ، أو ربما لا يجب أن تعتمد على مثل هذه النتيجة. يجب أن تبدأ بأسئلة صغيرة تدريجية ، وعبارات مهذبة نصف أخلاق جيدة ونصف اهتمام حقيقي بحياة الشخص الآخر.
- مزاح … من الغريب أن الأمر الأول في طريق التواصل غير الرسمي سيساعد في اتخاذ موقف إيجابي وفرصة للضحك معًا. يجب أن تبدأ بلحظات عمل صغيرة قد تبدو مضحكة أو مضحكة للكثيرين. إذا اتصل شخص ما بمساعدة الدعابة ، فلا شك أن هناك فرصة لإقامة اتصال غير رسمي.
- أولوية … قد لا يحب الكثير من الناس الانتقال إلى السمة غير الرسمية بسبب خطر فقدان القيمة التجارية للمحادثات. بمعنى ، إذا تواصلت مع شخص ما لفترة طويلة بدافع الضرورة فقط ، فأنت بحاجة إلى البدء بهذه الطريقة. يجب عليك أولاً معرفة جميع لحظات العمل وأهداف الاتصال الرسمي ، ثم الانتقال إلى "التقارب".
ما هو الاتصال الرسمي - شاهد الفيديو:
لكل من الاتصالات الرسمية وغير الرسمية مجالات التطبيق الخاصة بها. إنهم يعملون بنجاح كأدوات للتفاعل بين الناس من مختلف الفئات ويقومون بعملهم بشكل جيد. تم تصميم الاتصال الرسمي لحل لحظات الحياة اليومية والعمل مع الأشخاص الذين لا تريد السماح لهم بالدخول إلى حياتك ، ولكن لا يزال يتعين عليك التفاعل معهم. إنه يمثل آداب السلوك في العمل ويشهد على مستوى تعليم كل فرد.
