إدارة الوقت في المجتمع الحديث. لماذا لا يملك الناس الوقت الكافي وكيف يتعلمون مواكبة كل شيء. القواعد الأساسية للإدارة الفعالة لمورد مؤقت. إدارة الوقت هي القدرة على التحكم في مقدار الوقت الذي تقضيه في أنشطة معينة ، وإدارتها بحكمة ، وتحليل فعالية عملك وإيجاد موارد إضافية ، وبالتالي زيادة الإنتاجية. تمنح هذه المهارات الشخص الفرصة ليس فقط لمواكبة الأنشطة المخطط لها ، ولكن للقيام بذلك بكفاءة والاستمتاع. يُطلق على العلم الذي يدرس عملية تخطيط وإدارة موارد وقت الفرد أو شخص آخر إدارة الوقت.
الحاجة إلى إدارة الوقت
نشأت قضية إدارة الوقت على مستوى الدولة وبدأت دراستها بجدية في روسيا في عشرينيات القرن الماضي. تم اقتراح نظريات وطرق مختلفة لزيادة كفاءة النشاط ، بما في ذلك عن طريق تنظيم الفعالية الشخصية لكل فرد.
في السبعينيات من القرن العشرين ، تم تقديم فكرة أن نظام إدارة الوقت الشخصي يجب أن يعتمد على التفكير الفعال للفرد ، والذي يحتاج إلى تطوير. فقط في عام 2007 ، ظهر قسم لإدارة الوقت في إحدى جامعات موسكو. من ناحية أخرى ، الوقت ليس مورداً غير محدود ، لذا فليس من المستغرب أن نفتقر إليه في كثير من الأحيان. ولكن ، من ناحية أخرى ، بالنسبة للجميع في اليوم ، فإن مقدار الوقت هو نفسه. فلماذا ، وبنفس التكلفة ، يتمكن البعض من القيام بأكثر من غيرهم ، ونتيجة لذلك ، يحصلون على نتيجة أعلى؟ لا يتعلق الأمر بعدد الساعات ، بل بكفاءة استخدامها.
كثير من الناس مخطئون في الاعتقاد بأن إدارة الوقت ضرورية فقط للمديرين في العمل والأشخاص الذين لا يفعلون شيئًا بشكل مرضي. في الواقع ، يجب أن يتعلم الجميع فن إدارة وقتهم ليكونوا ناجحين ليس فقط في العمل ، ولكن أيضًا في الحياة. لا تتمثل مهمة إدارة الوقت في دفعك إلى نوع من الإطار. على العكس من ذلك ، يسمح لك التخطيط بتوسيع هذا الإطار ، لأنك أنت لا تلاحظ مقدار الوقت ، إذا تم إنفاقه بشكل صحيح ، يمكن تحريره. لإتقان علم إدارة الوقت ، سيستغرق الأمر بضعة أسابيع لشخص ما ، وشهورًا للآخرين. كل هذا يتوقف على عدة عوامل:
- قوة الإرادة … بدون هذه السمة الشخصية ، من حيث المبدأ ، من الصعب تحقيق أي نتائج. لذلك ، إذا لم ينجح شيء ما في المرة الأولى ، فلا داعي للاستسلام. تحتاج إلى معرفة سبب عدم نجاحها والقيام بذلك مرة أخرى.
- مهارات التخطيط السابقة … إذا كان الشخص يعرف كيف يخطط لبعض أفعاله ، على سبيل المثال ، التسوق ، والترفيه ، وعقد الأحداث ، فيجب أن يكون على دراية بالمبادئ الأساسية للتخطيط. في هذه الحالة ، سيكون من الأسهل عليه تعلم كيفية إدارة الوقت أكثر من تعلم الشخص الذي يعيش حياة مرتجلة طوال حياته. ومع ذلك ، لا شيء مستحيل بالنسبة للفئة الثانية من الناس ، فقد يستغرق الأمر وقتًا أطول قليلاً.
- الدعم … كم مرة يفعل الشخص شيئًا للشركة: يبدأ أو يقلع عن التدخين ، يذهب إلى صالة الألعاب الرياضية ، ويحضر أي أحداث. من المهم جدًا الحصول على دعم من أحبائك. لذلك ، إذا اتخذ الفريق بأكمله أو العائلة بأكملها قرارًا بفهم فن إدارة الوقت ، فسيتم تحقيق النتيجة بشكل أسرع.
المحرمات عند التخطيط لوقتك
قبل تعلم كيفية إدارة وقتك ، تحتاج إلى تحليل ما يستغرقه الأمر 24 ساعة.بعد أن خربشت يومًا واحدًا على الأقل من يومك بالساعات والدقائق ، يمكنك أن ترى أن معظم المورد الثمين يضيع.
دعونا ننظر في المحظورات الرئيسية في إدارة الوقت:
- نوم طويل … لا يمكنك الذهاب إلى أي مكان - فأنت بحاجة إلى النوم حتى تكون لديك القوة لقضاء بقية الوقت بشكل فعال. النوم الصحي 8 ساعات. لكن النوم قبل الغداء هو إدارة غير حكيمة للوقت.
- المحادثات الهاتفية … يوفر الهاتف وقتك ويضيعه. من ناحية أخرى ، يمكن تلقي المعلومات أو إرسالها بشكل أسرع. ولكن ، من ناحية أخرى ، فإن الكلام الفارغ يستغرق أحيانًا معظم اليوم.
- مشاهدة التلفزيون وممارسة الألعاب … بالطبع ، أنت بحاجة إلى الراحة ، والجميع يفهم معنى هذه الكلمة بطريقته الخاصة. لكن مشاهدة المسلسل التالي أو "مطلق النار" الجديد لن يكون قادرًا على الشحن بقوة جديدة ولن يكون مفيدًا.
- عادات سيئة … يستغرق الأشخاص الذين لديهم عادات غير صحية مثل التدخين الكثير من الوقت خلال اليوم لأخذ استراحات للتدخين. يبدو أن شرب فنجان من القهوة أو التدخين يستغرق 2-3 دقائق ، لكن يومنا يتكون من هذه الدقائق.
يمكن للجميع أن يجدوا بضع نقاط أخرى في روتينهم ، حيث يقضون وقتهم ، ومحاولة إبعادهم عن حياتهم ، أو على الأقل تقليلها. وكلما أسرع الشخص في فهم ذلك ، كلما تعلّم تقدير قيمة وقته وقضاءه بحكمة.
النصيحة! لا داعي للندم على الوقت الذي مضى. هذا تمرين عديم الفائدة تمامًا ، لأنه لن يعود. من الأفضل أن نتعلم من الآن فصاعدًا ألا نسمح بنفاياتها غير المجدية.
ميزات إدارة وقت التدريس
هناك العديد من التقنيات التي تعلم أساسيات إدارة الوقت. يمكن العثور على الكثير من المعلومات الموضوعية حول هذه المسألة على الإنترنت. لكن من الأفضل أن يشاركك أحد المحترفين الأسرار معك. يؤدي الطلب المتزايد على دراسة هذه المسألة إلى وجود عرض. واليوم في بلدنا ، تُطبع الأدب بكميات كبيرة وتُعقد دورات تدريبية مختلفة في إدارة الوقت.
التدريب هو إحدى طرق التدريس التي تتيح لك اكتساب المعرفة والمهارات والقدرات اللازمة من خلال التدريب العملي المباشر. ميزتها الكبيرة هي أن الطالب لا يدرك فقط أي معلومات مذكورة ، ولكن يمكنه على الفور تطبيق المعرفة المكتسبة في الممارسة. هناك تواصل مباشر مع المدرب ومجموعة من الأشخاص ذوي التفكير المماثل.
على الرغم من حقيقة أن المبادئ الأساسية لإدارة الوقت هي نفسها ، يمكن تنظيم التدريبات بطرق مختلفة. يحدد كل مدرب بنفسه كيف سيكون من الأسهل عليه نقل تجربته إلى الجمهور المدرب. تقدم فصول إدارة الوقت عددًا من القواعد أو الأنشطة التي يجب اتباعها للمساعدة في تطوير القدرة على إدارة الوقت.
لكن عليك أن تفهم أن الرحلة إلى التدريب نفسه ، حتى لو تم إجراؤها من قبل أخصائي مؤهل تأهيلا عاليا ، دون بذل جهود من جانبها ستكون عديمة الفائدة. التخطيط وتقسيم الخطط إلى مهمة وليست مهمة وعاجلة ومؤجلة - كل هذا يجب أن يتم بمفردك.
هناك طريقة أخرى يسهل الوصول إليها للحصول على معلومات حول كيفية إدارة الحياة والوقت وهي الأدب المتخصص. تم كتابة العديد من الكتب حول هذا الموضوع من قبل مؤلفين أجانب ومحليين. كثير منهم مدربون رئيسيون ، لذا يمكنك التعرف على المواد قبل حضور التدريب ذي الصلة. ميزة الكتاب على جلسة التدريب هي انخفاض السعر والقدرة على قراءته في وقت مناسب وإعادة قراءته وتدوين الملاحظات.
الكتب الشائعة في عام 2016 والتي تخبرك بكيفية إدارة الوقت بشكل فعال هي:
- "أقصى تركيز". كتبه لوسي جو بالادينو ؛
- "طريقة سهلة لوقف المماطلة". كتبه نيل فيوري.
- "موسى والوحش". كتبه يانا فرانك.
- "الجوهرية". كتبه جريج ماكيون ؛
- "كيفية ترتيب الأمور". كتبه ديفيد ألين.
- محرك الوقت. المؤلف جليب أرخانجيلسكي ؛
- "365 يومًا لشخص مبدع.مذكرات ". كتبه يانا فرانك.
- "سنة جيدة. المسوق الأسبوعي ". أرسلت بواسطة إيغور مان.
- "كيف تعمل 4 ساعات في الأسبوع". كتبه تيم فيريس.
- "فن المواكبة". بقلم آلان لاكين.
القواعد الأساسية لإدارة الوقت بشكل فعال
إذا اتخذ الشخص الخطوة الأولى ، ورأى مشكلة التخطيط غير السليم لوقته وأراد حلها في المستقبل القريب ، فمن الضروري فهم بعض أسرار إدارة الوقت. ستوجهك الإرشادات التالية حول كيفية إدارة وقتك بشكل صحيح.
القضاء على "حالات الطفيليات"
التحدي هو تحليل يومك وجدولته بأكبر قدر ممكن من التفاصيل. من الضروري كتابة ليس فقط الأعمال المفيدة التي تم الانتهاء منها. يجب أن يشمل هذا أيضًا الاسترخاء والتواصل والأنشطة الأخرى. أنت الآن بحاجة إلى تحديد تلك النقاط التي يمكن أن توفر الوقت دون أي ضرر. هذه "حالات طفيليات" تسرق الدقائق الثمينة. لاستبعاد جميع الأنشطة غير المجدية ، تحتاج إلى تحليل أكثر من يوم من أيامك ، لكن النتيجة لن تكون طويلة في المستقبل. يمكن أن يوفر لك قضاء أسبوع في قائمة المهام الخاصة بك المزيد من الوقت في المستقبل عن طريق استبعاد الأشياء غير الضرورية من جدولك الزمني.
جدولة الجدول الزمني
من خلال التخلص من "حالات الطفيليات" من جدولك ، يمكنك البدء في التخطيط الزمني العقلاني. يخطط الأشخاص الناجحون باستمرار لوقتهم ، وبالتالي زيادة إنتاجية أنشطتهم.
لا ينبغي أن يتم التخطيط في رأسك ، ولكن على الورق. لا يهم ما إذا كانت دفتر يوميات مغلف بالجلد أو قطعة بسيطة من الورق. من الضروري كتابة الحالات حسب أهميتها. إذا ظهرت مهمة جديدة خلال اليوم ، فيجب أيضًا كتابتها في خطتك ، مع مراعاة الأولوية فيما يتعلق بما تم التخطيط له مسبقًا. يجب حذف الحالات المكتملة من القائمة. يعطي القوة ويحفز النشاط المثمر.
يجب أن يكون التخطيط من أكثر إلى أقل. من خطط العام ، انتقل بسلاسة إلى خطط كل يوم. يجب تحديد مواعيد نهائية محددة لكل مهمة.
في التدريبات على إدارة الوقت ، غالبًا ما يوصي المدربون برسم شجرة كتجسيد للهدف الكبير الرئيسي. الفروع الممتدة منه مهام صغيرة تحتاج إلى حل في طريق تحقيقها. يمكن أن يتفرع كل فرع عدة مرات حتى يتم تقسيم المهام إلى مهام صغيرة وواضحة ومفهومة. بالطبع ، ليس من الضروري رسم الأشجار عند التخطيط لكل يوم ، لكن تصور خطتك يستحق ذلك. هناك قاعدة 10/90 في إدارة الوقت. يتم صياغتها على النحو التالي: 10٪ من الوقت الذي تقضيه في جدولة مهمة سيوفر 90٪ من الوقت الذي يستغرقه لإكمالها.
بناء قوة الإرادة
لا يكفي أن تتعلم كيف تخطط لوقتك بشكل صحيح. من الضروري اتباع الخطة المحددة. لكن غالبًا ما يحدث في الصباح أنك استيقظت برأس مؤلم ولا تريد القيام بالتمارين ؛ عاد إلى المنزل من العمل متعبًا ولم يذهب إلى الدورات ؛ فيلمك المفضل معروضًا على التلفزيون ، وقد قمت بإعادة تحديد الموعد. يبدأ تنظيم يومك بتنظيم نفسك. إذا كان من الصعب في البداية التضحية بمشاهدة برنامجك المفضل ، يمكنك مشاهدته بوضع التلفزيون في المطبخ وطهي العشاء في هذا الوقت. إذا كنت لا ترغب في القيام بالجري المخطط له في الصباح تحت المطر الممطر ، فيمكنك اصطحاب مشغل الموسيقى معك وسوف يرتفع مزاجك. لا داعي للتخلي عن الحالات المخطط لها ، فالأمر يستحق البحث عن حل وسط والوفاء بها بكل سرور.
تحديد الأولويات
أصعب جزء في فن إدارة وقتك هو تحديد الأولويات بشكل صحيح ، وإبراز الهدف الرئيسي والثانوي. هذا يسمح لك بترتيب المهام بشكل صحيح في القائمة.
بعد تحديد المهام الرئيسية ، من الضروري تحليل النتائج التي ستحدث إذا اكتملت أو لم تكتمل في الوقت المحدد.إذا حددت الشيء الرئيسي بشكل صحيح ، فيمكنك أن ترى أن انتهاك المواعيد النهائية لتنفيذ المهمة الرئيسية سيكون له عواقب وخيمة.
من الأفضل القيام بالأشياء الأكثر أهمية وصعوبة في الصباح. خلال هذه الساعات ، يرتاح الدماغ ، ويكون الوعي واضحًا ، ويتركز الانتباه إلى أقصى حد. هناك حالات يتم فيها التخطيط لوقت أقل لإكمال مهمة ما مما يقضيه بالفعل لأسباب خارجة عن سيطرة الشخص. لذلك ، إذا كنت تخطط لأشياء مهمة في فترة ما بعد الظهر ، فقد لا يتم تنفيذها في الوقت المناسب ، ونتيجة لذلك ستترتب على ذلك عواقب وخيمة.
يمكن تقسيم جميع الحالات بشكل مشروط إلى أربع مجموعات: عاجلة ومهمة ؛ مهم ولكن ليس عاجلاً ؛ عاجل لكن غير مهم ؛ ليست عاجلة وليست مهمة جدا. يوصى بإدخال الأشياء في يومياتك بالترتيب التالي:
- مهم وعاجل
- عاجل ولكن أقل أهمية ؛
- مهم ولكن ليس عاجلاً ؛
- آخر.
وفقًا لإحدى قواعد إدارة الوقت (قاعدة باريتو 20/80) ، يمكن أن يوفر تحديد الأولويات الصحيح ما يصل إلى 80٪ من الموارد. وقد صيغت على النحو التالي: 20٪ من الأنشطة التي تنفق على المهام الرئيسية ، تحقق 80٪ من الفعالية ؛ وفي المقابل ، فإن 80٪ من النشاط الذي يتم إنفاقه على تنفيذ مهام غير مهمة سيحقق 20٪ فقط من النتيجة. يشير هذا مرة أخرى إلى أنه من الضروري أن تكون قادرًا على إبراز المهم وتجاهل ما هو غير ضروري.
تحديد شروط العمل
لتطوير القدرة على إدارة الوقت ، تحتاج إلى تحديد مواعيد نهائية واضحة لكل مهمة. خلاف ذلك ، يمكن تأجيلها إلى أجل غير مسمى. بوجود موعد نهائي محدد لإكمال المهمة ، يسعى الشخص جاهداً ليكون في الوقت المناسب. يتضح هذا من خلال زيادة إنتاجية الطلاب في اليوم السابق للجلسة ، وغالبًا ما يتم تقديم هذا المثال أثناء الدورات التدريبية. في بعض الأحيان يكون من المفيد تحديد مثل هذه المواعيد النهائية بنفسك من أجل التركيز قدر الإمكان على إكمال المهمة ، لتعبئة كل إمكاناتك. لا تفرط في استخدام التجارب مع المواعيد النهائية. يمكن أن يؤدي ذلك إلى الإجهاد المفرط وفقدان القوة وعواقب سلبية أخرى. في المقابل ، فإن القيام بالعمل كما يأتي سيساعد ليس فقط في توفير الوقت ، ولكن أيضًا في توفير الطاقة. إذا تم حل جميع الصعوبات الطفيفة التي تظهر في الطريق إلى الهدف الرئيسي فور حدوثها ، فلن يكون لديهم الوقت للتحول إلى كرة ثلجية من المشاكل غير القابلة للحل. إذا تم الانتهاء من جميع المهام ، ولكن القوة والوقت يسمحان لك بالتعامل مع المهمة الإضافية ، فلا داعي لتأجيلها. بعد الانتهاء من المهمة اليوم ، المجدولة ليوم غد ، سيكون الشخص على يقين من أنه سيكون لديه الوقت لإكمال جميع الأنشطة المخطط لها في اليوم التالي. يجب عدم تأجيل استكمال القضايا التي بدأت اليوم ولم تكتمل خلال الموعد النهائي المحدد لنفسك. يتم حل أي مهمة بشكل أسرع ، طالما أنك تركز عليها. بتأجيل إنجاز العمل إلى الغد ، يجبر الإنسان نفسه على إعادة ضبطه والتركيز عليه ، وهذا يستغرق وقتًا طويلاً.
التفويض والأتمتة
لا داعي للخوف من المساعدة. علاوة على ذلك ، إذا كانت هناك فرصة لإسناد تنفيذ أي مهام إلى شخص آخر ، فيجب استخدامها. لا يمكن دائمًا تحقيق نتيجة جيدة بمفردك. من المربح قضاء الوقت في تعليم شخص آخر مهمة معينة مرة واحدة ، بدلاً من القيام بها بنفسك باستمرار. خاصة إذا لم يتم تضمينها في فئة الفئات الرئيسية. وبالتالي ، يمكن قضاء الوقت الذي تم تحريره في مهام أكثر أهمية.
تلعب أتمتة عمليات معينة دورًا مهمًا بنفس القدر في عملية الإدارة الفعالة للوقت: الفرز التلقائي لإخطارات البريد الإلكتروني ، والمدفوعات المنتظمة التلقائية ، وما إلى ذلك. أي شيء يمكنه العمل بدون مشاركتك يوفر وقتًا إضافيًا.
راحة كاملة
أنت بحاجة إلى التخطيط ليس فقط لوقت عملك ، ولكن أيضًا لراحتك.علاوة على ذلك ، يوصي العديد من الخبراء بالبدء من هذه النقطة لبدء ملء دفتر يومياتك. بدون راحة مناسبة ، لا يمكن لأي شخص أن يعمل بشكل منتج ، لذلك يجب ألا ننسى عنصر النجاح هذا.
بعض الناس ، في محاولة ليكونوا في الوقت المناسب قدر الإمكان ، يحرمون أنفسهم عن عمد من كل الملذات ، محاولين قضاء كل دقيقة في العمل. نتيجة لذلك ، تنخفض الإنتاجية لأن الشخص المتعب لا يستطيع التركيز واتخاذ قرارات سريعة وحكيمة.
يجب أن تكون الراحة كاملة. عند قضاء الوقت مع العائلة أو الأصدقاء ، فأنت بحاجة إلى الاستمتاع بالتواصل وعدم التفكير في خطط عمل جديدة أو خطة للقاء شريك في رأسك. وهذا لن يساعد القضية ، وسيثير استياء المقربين. كيف تدير الوقت - شاهد الفيديو:
تتيح القدرة على إدارة وقتك للشخص أن يكون ناجحًا وسعيدًا. لذلك ، لن يكون من الضروري فهم هذا الفن ليس فقط للرأس ، ولكن أيضًا لربات المنزل. في مصادر مختلفة ، يمكنك حساب عددًا مختلفًا من الأساليب والتقنيات والقواعد للإدارة الفعالة للوقت ، لكنها تتلخص جميعها في نفس المبادئ: التخطيط الكفء وتحديد الأولويات. بعد إتقان أساسيات هذا العلم ، سيتمكن الجميع من صياغة قواعدهم الخاصة حول كيفية إدارة الحياة والوقت.
